Excel je výkonný nástroj na správu a analýzu údajov, no mnohí používatelia nevyužívajú jeho plný potenciál z dôvodu nedostatku času alebo nedostatku vedomostí o pokročilých funkciách. V tomto článku poskytujeme súbor rýchlych tipov a trikov, ktoré vám pomôžu vykonávať vaše úlohy rýchlejšie a efektívnejšie. Či už ste začiatočník alebo profík, naučíte sa používať skratky, jednoduché vzorce a skryté funkcie, aby ste z Excelu vyťažili maximum.
Keď som pracoval ako spracovateľ údajov, moji spolupracovníci boli vždy ohromení tým, ako rýchlo som mohol urobiť svoju prácu v Exceli. Roky pokusov a omylov (a niekedy aj náhodného zakopnutia o nástroje, o ktorých som nevedel, že existujú!) ma priviedli k mojim obľúbeným spôsobom, ako urýchliť svoj pracovný tok.
Na navigáciu použite pole s názvom.
Zatiaľ čo program Microsoft Word používa záložky ako body cesty v dokumente programu Word, Excel sa riadi rovnakým princípom, ale nazýva ich „názvami“ a je možné k nim pristupovať prostredníctvom poľa s názvom v ľavom hornom rohu zošita. Každá bunka má v skutočnosti svoju vlastnú záložku – alebo názov – ktorý môžete vidieť tak, že vyberiete ktorúkoľvek bunku a pozriete sa do poľa s názvom.
Ak sa chcete presunúť na bunku v aktívnom hárku, zadajte odkaz na stĺpec a riadok, napríklad E7, do poľa Názov a stlačte kláves Enter. Toto je obzvlášť užitočné, ak máte veľkú tabuľku, vďaka čomu nemusíte rolovať nahor, nadol, doľava a doprava zakaždým, keď chcete prejsť na vzdialené miesto v pracovnom hárku.
Ak máte v zošite ďalšie aktívne karty, môžete prejsť do ľubovoľnej bunky v týchto hárkoch zadaním názvu karty, výkričníka a odkazu na bunku.
Zadajte napríklad:
Hárok 2!G5
V poli mena ma to prenesie na Hárok2, bunka G5.
Okrem toho, zatiaľ čo bunky už majú svoje vlastné názvy, ich názov môžete zmeniť výberom bunky a zadaním nového názvu do poľa Názov. Môžete to urobiť aj pre skupinu buniek. Vo veľkom zošite môžete mať napríklad dôležitý rozsah údajov, ktorý potrebujete často prezerať. Ak mu dáte zapamätateľný názov, môžete ho kedykoľvek ľahko prepnúť.
radu
Keď pomenujete niektoré údaje, vedľa poľa s názvom sa zobrazí šípka rozbaľovacej ponuky. Kliknutím na túto šípku zobrazíte všetky pomenované položky v pracovnom hárku, čím si ušetríte problémy s ich zapamätaním.
Excel nemá rád medzery v názvoch, a preto som v príklade vyššie použil podčiarkovník (_). Prípadne môžete zadať názov bez medzery, napríklad „Ceny spolu“.
Nakoniec, proces pomenovávania formátovaných tabuliek Excelu je trochu iný – namiesto toho musíte použiť nástroj na pomenovávanie tabuliek Excelu. Nebojte sa však – je to rovnako jednoduché. Vyberte ľubovoľnú bunku v jednej z týchto tabuliek a zadajte názov do poľa Názov tabuľky v skupine Vlastnosti na karte Návrh tabuľky.
Aj keď sa proces pomenovávania formátovanej tabuľky mierne líši, kroky, ktoré musíte vykonať, aby ste do nej mohli prejsť, sú rovnaké ako pri navigácii do bunky – jednoducho zadajte názov tabuľky do poľa Názov, potom stlačte kláves Enter alebo kliknite na rozbaľovací zoznam poľa Názov, čím zobrazíte zoznam všetkých pomenovaných položiek.
Zmrazte tabuľky, aby ste sa vyhli nadmernému posúvaniu.
Možnosť zmraziť tably v Exceli je jedným z najlepších nástrojov, ktoré šetria čas. Udržiavanie viditeľných dôležitých riadkov alebo stĺpcov, ako sú napríklad nadpisy, pri posúvaní veľkých tabuliek vám ušetrí potrebu neustáleho posúvania nahor alebo naprieč, aby ste si pripomenuli, aké údaje hľadáte.
Inými slovami, zmrazenie tabúľ v Exceli uchováva vaše údaje v kontexte, takže vždy hneď viete, čo údaje predstavujú.
zobraziť možnosti mrazenie, Kliknite "Zmraziť diely" v záložke "ponuka".
Kliknutím na Ukotviť horný riadok alebo Ukotviť prvý stĺpec uzamknete prvý riadok alebo stĺpec. Nezabudnite, že kliknutím na jeden z týchto príkazov deaktivujete druhý príkaz.
Na druhej strane môžete zmraziť prvých niekoľko stĺpcov alebo riadkov (ak máte napríklad viac ako jeden zvislý stĺpec alebo riadok) tak, že vyberiete prvý stĺpec alebo riadok, ktorý nechcete zmraziť, a kliknete na tlačidlo Ukotviť tably. Ak teda chcete zmraziť riadky 1 a 2, vyberte riadok 3 a kliknite "Zmraziť diely."
Nakoniec, ak chcete zmraziť riadky a stĺpce spolu, kliknite na ľavú hornú bunku, ktorú nechcete zmraziť, a kliknite na položku Ukotviť tably. V tomto príklade chcem zmraziť riadok 1 a stĺpec A, takže vyberiem bunku B2 a potom kliknem na položku Ukotviť tably.
radu
Ak chcete uvoľniť zmrazené panely v pracovnom hárku, kliknite na položku Ukotviť panely > Uvoľniť panely. Stlačením Ctrl+Z (späť) sa akcia zmrazenia nevráti.
Použite nástroj na prognózovanie údajov v Exceli
Nástroj na predpovedanie údajov v Exceli vám umožňuje predpovedať budúce trendy na základe historických údajov len niekoľkými kliknutiami, čím vám ušetrí námahu s manuálnym vytváraním týchto prognóz.
V tomto príklade sledujem rast eukalyptového stromu a chcem, aby Excel predpovedal rast počas niekoľkých nasledujúcich mesiacov.
Za týmto účelom vyberiem rozsah buniek, ktoré obsahujú dátumy a údaje, a potom na karte kliknem na Hárok prognózy. „údaje“.
V dialógovom okne sa zobrazí „Vytvorte pracovný hárok s prognózouUkážka očakávaní. Môžete tiež zmeniť dátum ukončenia pomocou poľa pod grafom a kliknutím na položku Možnosti upraviť spôsob generovania prognóz, ako je nastavenie intervalu spoľahlivosti alebo automatické zahrnutie sezónnosti do prognóz.
Po kliknutí "stavba", Excel otvorí nový hárok obsahujúci očakávané údaje vo forme tabuľky a grafu.
Prispôsobte panel s nástrojmi Rýchly prístup
Excel je známy tým, že ponúka množstvo nástrojov a niekedy nájdenie tých správnych môže spomaliť váš pracovný tok. Ak zistíte, že často používate rovnaké tlačidlá a príkazy, jedným zo spôsobov, ako to urýchliť, je prispôsobiť si panel s nástrojmi Rýchly prístup (QAT).
Áno, môžete sa naučiť a používať klávesové skratky Excelu určené pre profesionálnych používateľov, ale existuje veľa skratiek, ktoré sa môžete naučiť, a to môže byť strata času.
Preto je riešením prispôsobenie panela s nástrojmi rýchleho prístupu (QAT). Panel s nástrojmi Rýchly prístup (QAT) sa nachádza v ľavom hornom rohu okna programu Excel. Ak vidíte iba logo Excelu a názov zošita, znamená to, že ste neaktivovali panel s nástrojmi Rýchly prístup (QAT).
Ak chcete tento problém vyriešiť, kliknite na šípku nadol na pravej strane otvorenej karty a potom kliknite "Zobraziť panel s nástrojmi Rýchly prístup."
QAT sa potom zobrazí vedľa loga Excel spolu s niektorými predvolenými tlačidlami, ako napríklad: Automatické ukladanie a ukladanie.
Panel s nástrojmi Rýchly prístup si teraz môžete prispôsobiť tak, aby obsahoval príkazy, ktoré používate najčastejšie. Môžete napríklad jednoducho odstrániť tlačidlo z panela s nástrojmi Rýchly prístup kliknutím pravým tlačidlom myši na príslušnú ikonu a kliknutím na položku „Odstrániť z panela s nástrojmi Rýchly prístup“.
Podobne, kliknutím pravým tlačidlom myši na ikonu na páse s nástrojmi a výberom možnosti „Pridať na panel s nástrojmi Rýchly prístup“ je rýchly spôsob pridania tlačidla na panel s nástrojmi Rýchly prístup. Alebo kliknite na šípku nadol Prispôsobiť panel s nástrojmi Rýchly prístup, vyberte jednu z možností dostupných v rozbaľovacom zozname alebo kliknite na položku Ďalšie príkazy a zobrazte a pridajte ďalšie akcie.
Okrem použitia týchto nástrojov na zrýchlenie pracovného toku vám vykonanie malých úprav v excelovom zošite – ako je kompresia obrázkov, zjednodušenie vzorcov a obmedzenie nestálych funkcií – pomôže udržať váš excelový súbor plynulý a ochrániť ho pred náhlymi vypnutiami.
Efektívne používanie Excelu vám môže ušetriť hodiny práce a výrazne zvýšiť vašu produktivitu. Pomocou tipov a trikov, ktoré sme uviedli v tomto článku, budete schopní rýchlo zvládnuť Excel a vykonávať svoje úlohy s väčšou presnosťou. Vyskúšajte tieto tipy aj vy a podeľte sa o svoje skúsenosti: ktorý trik sa vám zdal najužitočnejší? Máte nejaké ďalšie tipy na pridanie? Nezabudnite zdieľať tento článok so svojimi kolegami, aby ste im pomohli zlepšiť ich zručnosti v Exceli.
