Digitálna transformácia je veľká fráza, ktorá znie komplikovane, ale nie je potrebná. Je to jednoducho o aktualizácii vašich obchodných praktík, aby ste využili investíciu, ktorú ste investovali do novej technológie. Od kolegov IT sa tiež dozvedám, že si nie sú istí, ako v tejto oblasti pomôcť svojim klientom. Veľa sa hovorí, ale málokto vie, čo to znamená v praxi. Za týmto účelom sa pozrime na presun bežnej úlohy kontroly životopisov od potenciálnych kandidátov na prácu – čo je práca, ktorú musí každé HR oddelenie riešiť takmer každý deň.
Čo by sme mali urobiť?
Musíme zbierať životopisy z našich online inzerátov, filtrovať ich a potom ich niekde uložiť, kde si ich môže náborová komisia pozrieť, prediskutovať, rozhodnúť, s kým chcú urobiť pohovor a naplánovať si ich.
Aký je starý proces kontroly životopisov?
Staromódny spôsob kontroly životopisov je umiestniť inzerát online, stiahnuť životopisy a poslať ich e-mailom každému. Potom sa diskusie uskutočnia prostredníctvom e-mailu alebo osobne po tom, čo sa obrovské množstvo e-mailov opakuje a hovorí o životopisoch a pokúša sa naplánovať stretnutia.
Niekto musí sledovať rozhovor, aby zistil, s ktorými kandidátmi všetci súhlasili. Potom musia zistiť, kedy môžu byť všetci k dispozícii na pohovory. Tento proces si vyžaduje veľa vymývania mozgov pre všetkých zúčastnených, najmä pre osobu, ktorá dohliada na proces, plánovanie stretnutí a čas strávený vo výbore na jednom alebo viacerých stretnutiach. To všetko sa deje ešte pred samotným pohovorom!
metóda digitálnej transformácie
Naším cieľom je eliminovať akékoľvek osobné stretnutia a poskytnúť miesto online, kde sa môžu uskutočniť všetky aktivity. Keď kompilátor obnoví ich sťahovanie do OneDrive, automaticky sa zverejnia v tímoch, kde ich uvidia ľudia, ktorí ich recenzujú. Ďalej vyhodnotíme ich životopisy, či by sa daná osoba mala alebo nemala kvalifikovať na pohovor. Nakoniec tieto rozhovory zadefinujeme. Chceme to dosiahnuť pomocou technológie, ktorá neupcháva každému doručenú poštu a znižuje počet použitých mozgových cyklov, aby sa z toho nestal všetko náročný proces.
Na túto transformáciu budeme používať OneDrive for Business, Power Automate (predtým Flow) a Teams and Forms spárované s niekoľkými doplnkami. Všetky sú súčasťou Microsoft 365 Business. Mnoho licenčných balíkov Microsoft 365 obsahuje aj požadovanú licenciu, ale spravidla predpokladáme minimálnu Microsoft 365 Business. Nastavenie bude trvať asi hodinu, ale ušetrí nám veľa hodín pre niekoľko ľudí.
1. kniha: Toto je jediný krok, ktorý je podobný nášmu pôvodnému obchodnému procesu. Pripravte si pracovné inzeráty online. Uistite sa, že ponúkajú možnosť sťahovať prijaté životopisy.
2. kniha: Teraz vytvoríme priestor, v ktorom bude tento projekt plne realizovaný. Použite Microsoft Teams na vytvorenie kanála v existujúcom tíme, ku ktorému má už každý prístup, alebo na používanie existujúceho kanála. V našom prípade použijeme náš existujúci HR kanál.
Tento kanál existuje v rámci nášho manažérskeho tímu a už má všetkých relevantných členov. Takže namiesto vytvorenia nového kanála pre tento projekt použijeme existujúci kanál.
Ak ešte nemáte vytvorený kanál, jednoducho stlačte ... v pravom hornom rohu tímu a vyberte Pridať kanál.
3. kniha: Ďalej si prejdeme proces nahrávania životopisov do priečinka súborov HR. V sekcii Súbory kanála HR som vytvoril priečinok s názvom Resumes. Potom som vo OneDrive for Business vytvoril priečinok s názvom Nahrať do životopisov.
Teraz, keď sú tieto dve miesta vytvorené, chcem automatizovať proces vkladania súborov do tímov. Na túto úlohu budem používať Power Automate. Z OneDrive for Business vytvoríte „prúdiťAutomaticky odovzdá stiahnuté životopisy do sekcie súborov kanála, ktorý ste vytvorili v kroku 2.
Prihláste sa do OneDrive for Business a v položke ponuky Stream vyberte položku Vytvoriť stream. Vyberte šablónu s názvom Kopírovať súbory medzi OneDrive for Business a SharePoint. Aj keď používame tímy, údaje o tímoch sú uložené v tímoch, takže to chceme.
Tieto šablóny predstavujú malých robotov, ktorí robia úlohy za vás. Ak je toto váš prvý robot, potom vám blahoželám k prvému robotovi v novej armáde robotov. Teraz vyplníme formulár, aby sme tomuto robotovi presne povedali, čo chceme, aby pre nás urobil. Pomocou priečinka napravo od položky vyberte priečinok, ktorý ste vytvorili, a z rozbaľovacieho zoznamu vyhľadajte tímy.
Predlohu čítate zhora nadol. Táto šablóna teda robotovi prikazuje, aby urobil: zobraziť názov priečinka OneDrive for Business, odovzdať životopis pre čokoľvek nové, keď sa v tomto priečinku objaví nový súbor, potom ho nahrať na adresu SharePointu (webovú adresu tímu) na priečinok s názvom životopis. Keď stlačíte tlačidlo Create Flow, váš robot bude pracovať.
اPre krok 4 a 4.5: Keď sa tieto životopisy zobrazia a stiahnu do OneDrive for Business, členovia tímu ich uvidia prichádzať do priečinka Životopisy. Úlohou týchto tímov je teraz skontrolovať tieto životopisy a rozhodnúť, s kým chcú urobiť pohovor. Na tento účel budeme používať inú aplikáciu v balíku Microsoft 365 a ďalší balík programov. Použijeme formuláre na hodnotenie životopisov a Polly, aby sme videli, kedy všetci dokončili úlohu hodnotenia.
Prvý krok Microsoft Forms je pridaný do kanála HR. Ak to chcete urobiť, kliknite na znamienko + v hornej časti kanála a vyberte ukážky dostupných aplikácií. (Všimnite si, že o pár minút urobíme to isté pre Polly. Oboch som vás označil červenou bodkou.)
Pomenujte nový formulár, napríklad Hodnotenie kandidáta, a stlačte Uložiť.
Teraz začnite vytvárať svoj prieskum. Formuláru musíte dať názov. Pole popisu pod názvom je dobré miesto na vloženie akýchkoľvek pokynov. Potom začnite písať svoje otázky. Ak sa chcete uistiť, že všetci odpovedia na všetky, nezabudnite animovať požadovanú možnosť. Pokračujte v stláčaní tlačidla Pridať nové, aby ste k nim pridali ďalších ľudí, ktorí sa budú hodnotiť. Neskôr môžete pridať ďalšie so životopismi.
Keď skončíte, budete mať formulár, ktorý vyzerá ako ten nižšie. Všimnite si červené * vedľa každej otázky, čo znamená, že je to povinné. Upozorňujeme tiež, že vyplnenie | Hodnotiaci filter je miesto, kam členovia tímu pôjdu vyplniť formulár. Budete sa chcieť uistiť, že tam idú zoradiť kandidátov.
Keď sa pozriete na záložku Odpovede vo formulári, uvidíte výsledky prieskumu.
Nakoniec chceme vedieť, kedy všetci dokončili poradie kandidátov. Preto použijeme iného robota. Toto sa nazýva poly. Urobte si prieskumy. Možno jeho názov objasňuje elektronickú elektródu. Ako pridať PVA som spomenul a ukázal vyššie. Prejdite na znamienko + a tentoraz vyberte Polly z dostupných položiek.
Svojho robota Polly môžete kedykoľvek kontaktovať zadaním @polly do četu. V tomto prípade stačí prejsť na novú kartu poly a vybrať položku Vytvoriť.
Rovnako ako formulár, ktorý ste vytvorili vyššie, vyplníte formulár Polly napísaním otázky a dostupných odpovedí. V tomto prieskume máme jednu otázku: "Už si skončil?"
Upozorňujeme, že vo formulári mám možnosť určiť harmonogram začiatku a konca prieskumu. Ak ho chcete použiť, posuňte ho. Je to príjemná možnosť pre projekt, ako je tento, aby ste mohli plánovať počas nastavovania projektu, namiesto toho, aby ste si museli pamätať, že sa máte vrátiť neskôr a urobiť to. Môžete to nechať otvorené alebo nastaviť dátum vypršania platnosti.
V nastaveniach máme na zváženie niekoľko možností – chcete, aby ostatní členovia videli navzájom odpovede? V prípade tohto projektu zobrazím výsledok v reálnom čase a urobím ho anonymným, aby som uľahčil určitý tlak zo strany kolegov. Môžete si zobraziť ukážku svojho prieskumu, aby ste videli, ako bude vyzerať, a potom ho zverejniť. Každý uvidí anketu v konverzáciách, keď ju otvorí.
5. kniha: Konečne je čas naplánovať si tieto rozhovory! Prítomní by mali byť všetci členovia tímu a kandidát a budete vedieť, čo to znamená zamestnať viacerých ľudí, aby sa dohodli na čase stretnutia. V minulosti prišlo 100 e-mailov od „Čo poviete tentoraz“, „Mám ďalšiu schôdzku“, „Ako toto“, „Nepracujem“, „Možno utorok“...a ďalej.
Na vyriešenie tohto problému použijeme doplnok FindTime Outlook. FindTime vyhľadáva v kalendári každého, zobrazuje dostupnosť a umožňuje vám vybrať si viacero časov, ktoré vyhovujú všetkým.
Vyberte príjemcov žiadosti o schôdzu z časov zo zoznamu. Medzitým sa časy zobrazujú ako uložené v kalendári každého, kým sa jeden čas nedokončí. Keď sa tak stane, rezervovaný priestor sa z kalendára zruší a schôdza sa automaticky naplánuje. Je to čarovné!
Tu je ukážka toho, ako môžete premeniť proces hromadnej kontroly životopisov, identifikácie kandidátov na pohovory a plánovania týchto pohovorov z jedného adresára plného e-mailov, stretnutí a plánovania frustrácie na plynulejší, automatizovaný obchodný proces. Tento proces môžete zjednodušiť alebo zjednodušiť v závislosti od obchodných potrieb.
Nastavenie tohto procesu trvá približne hodinu, no pre všetkých zúčastnených je to časovo náročnejšie ako staromódny spôsob kontroly životopisov. Jednoduché obchodné prechody, ako je tento, môžu zamestnancom ušetriť čas, čas sa rovná peniazom a peniaze sú to, čo si v prvom rade kúpili so službou Microsoft 365. Toto je jednoduchý spôsob, ako dosiahnuť, aby táto investícia začala zarábať peniaze vašej firmy. Ak ste konzultant, môžete svojim klientom poskytnúť veľkú hodnotu implementáciou riešení, ako je toto, ktoré riešia skutočné problémy a neefektívnosť. Zaujíma vás, ako môžete dosiahnuť, aby sa vaša investícia do cloudu splatila? Toto je jeden zo spôsobov.
