Outlook je jedným z najpoužívanejších e-mailových nástrojov na svete na osobné aj profesionálne účely. Nie každý si však môže byť vedomý všetkých funkcií a tipov, ktoré môžu zefektívniť používateľskú skúsenosť. V tomto článku sa budeme zaoberať šiestimi novými tipmi a trikmi na zlepšenie používania Outlooku, ktoré vám pomôžu lepšie usporiadať e-maily a ušetriť čas.
Hoci mnohí z nás môžu prechádzať klasickým Outlookom so zatvorenými očami, nové aktualizované rozhranie Outlooku môže sťažiť hľadanie niektorých najužitočnejších nástrojov programu. Aby sme vám s tým pomohli, uvádzame niekoľko tipov a trikov na prácu s novou sekciou e-mailov programu Outlook.
Poznámka
Tipy a triky v tejto príručke sa vzťahujú na nový Outlook pre Windows, Outlook 2024 a webovú verziu Outlooku.
1. Opravte chyby pomocou funkcie Undo Send
Všetci sme túto skúsenosť zažili – napriek tomu, že sme niekoľkokrát skontrolovali koncept e-mailu, hneď ako stlačíte odoslať, zistíte, že ste urobili chybu. Našťastie vám nový Outlook ponúka záchranné lano, ale iba ak vy Ak vopred zmeníte svoje nastavenia, podniknite kroky hneď teraz!
Najprv kliknite na ozubené koleso. "Nastavenie" V pravom hornom rohu nového okna programu Outlook.
Teraz kliknite „E-mail„V ponuke na ľavej strane potom v druhej ponuke, ktorá sa zobrazí, vyberte možnosť „Vytvoriť a odpovedať“. Potom prejdite do časti Zrušiť odoslanie, kliknite a potiahnite posúvač doprava (maximálne desať sekúnd) a potom kliknite na „uložiť“.
Pri ďalšom odoslaní e-mailu sa zobrazí sivé pole. "ustúpiť" V spodnej časti tably správ, rovnako ako v Gmaile. Nezabudnite, že ak si uvedomíte, že ste urobili chybu, máte iba desať sekúnd na kliknutie na tlačidlo „Späť“, takže budete musieť konať rýchlo!
Po kliknutí na tlačidlo Späť sa správa znova otvorí ako koncept na table Nová správa, takže pred opätovným odoslaním správy môžete vykonať akékoľvek úpravy.
Obnovte e-maily v novom Outlooku v práci alebo škole
Ak máte vy a váš príjemca e-mailu e-mailové konto priradené k rovnakej pracovnej alebo školskej doméne v Microsoft 365, môžete sa pokúsiť vyvolať správu aj po uplynutí času na vrátenie. Ak to chcete urobiť, kliknite na položku Odoslané položky na navigačnej table, dvakrát kliknite na správu, ktorú chcete obnoviť, na páse s nástrojmi kliknite na položku Získať správu a kliknite na tlačidlo OK. Potom dostanete správu o prevzatí do vašej doručenej pošty, v ktorej sa dozviete, či bolo vyhľadávanie úspešné, v závislosti od toho, či príjemca skutočne otvoril vašu správu.
2. Plánujte dopredu a naplánujte si prenos.
Plánovanie nových e-mailov v programe Outlook má mnoho výhod, od poskytnutia času na prepisovanie až po zlepšenie rýchlosti čítania e-mailov.
Napíšte svoj e-mail na table Nová správa ako zvyčajne, vrátane pridania adries príjemcov, napísania riadku s predmetom a pridania akýchkoľvek príloh. Potom kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa tlačidla Odoslať a kliknite "Naplánovať prenos."
Potom môžete vybrať jeden z navrhovaných časov odoslania alebo kliknúť „Venovaný časAk chcete vybrať iný čas a dátum.
Keď budete pripravení, kliknite „odoslať“. Nebojte sa: ešte nebude odoslaný, ale naplánovaný e-mail bude trpezlivo čakať vo vašich konceptoch. Ak chcete v naplánovanom e-maile vykonať nejaké zmeny alebo ho odoslať skôr, kliknite na ikonu ceruzky v pravom hornom rohu správy, keď ju vyberiete vo svojich konceptoch.
Pri plánovaní e-mailov majte na pamäti tieto tipy:
Pozorne skontrolujte presný dátum a čas, pretože je ľahké ich omylom pomýliť.
Nezabudnite cestovať v čase! Napríklad slovo „zajtra“ môže pri odoslaní e-mailu znamenať niečo iné, ako keď ste ho navrhli.
Neplánujte vždy odosielanie e-mailov v rovnaký čas dňa. Ak sa stanete príliš predvídateľnými, vaše e-maily môžu stratiť svoj vplyv.
3. Pridajte profesionalitu podpisom e-mailu
E-mailové podpisy dodávajú vašim správam určitú profesionalitu tým, že vám umožňujú ukázať vaše poverenia, zdieľať vaše kontaktné údaje, propagovať vašu značku a zobraziť čokoľvek iné, čo chcete označiť na konci každého odoslaného e-mailu. Predovšetkým, aj keď vytvoríte jednoduchý e-mailový podpis iba pomocou svojho mena a telefónneho čísla, ušetrí vám to námahu pri každom ručnom zadávaní týchto údajov.
Začnite kliknutím na ozubené koliesko. "Nastavenie" V pravom hornom rohu nového okna programu Outlook.
Ďalej klepnite na "účty" V prvej ponuke na ľavej strane A "podpisy" V druhom zozname.
Ak spravujete viac ako jedno konto v novom Outlooku, vyberte konto, pre ktoré chcete vytvoriť podpis. Ak ste ešte nevytvorili žiadne e-mailové podpisy, začnite zadaním nového podpisu, ktorým pridáte meno. Potom použite veľké prázdne textové pole na návrh podpisu pomocou nástrojov na formátovanie pod poľom.
Po dokončení vyberte, či chcete podpis zahrnúť iba do všetkých nových správ alebo aj do preposlaných e-mailov a odpovedí. Po vykonaní tohto výberu kliknite na tlačidlo Uložiť, potom zatvorte okno alebo spustite proces znova a vytvorte ďalšie e-mailové podpisy.
radu
Ak chcete manuálne pridať predbežný podpis pri vytváraní konceptu e-mailu, otvorte kartu Správa na páse s nástrojmi, kliknite na položku Podpis a vyberte príslušný podpis.
4. Udržujte svoju doručenú poštu čistú podľa pravidiel.
Ak patríte k ľuďom, ktorí si nikdy ničím nezapĺňajú doručenú poštu, určite by ste mali použiť nový nástroj Pravidlá Outlooku na automatickú kategorizáciu e-mailov. Existujú dva spôsoby, ako to urobiť.
Poznámka
Aj keď v novom Outlooku môžete pridať e-mailové kontá od iných poskytovateľov ako od spoločnosti Microsoft, môžete vytvoriť pravidlá iba pre e-maily odoslané na vaše kontá Microsoft.
Vytvorte pravidlo odosielateľa prostredníctvom prijatej správy
Prvým spôsobom vytvorenia pravidla je zameranie sa na konkrétneho odosielateľa. Kliknite pravým tlačidlom myši na e-mail, ktorý ste už dostali, a kliknite Pravidlá > Vytvoriť pravidlo.
Ak chcete vytvoriť rýchle pravidlo, ktoré určuje, kam budú smerovať budúce e-maily od tohto odosielateľa, jednoducho nájdite priečinok a kliknite na „OK".
Prípadne, ak chcete pre tohto odosielateľa aktivovať iné akcie, ako je pripnutie jeho e-mailov navrch vašej doručenej pošty alebo automatické označovanie jeho e-mailov ako spam, kliknite na položku Ďalšie možnosti a upravte nastavenia v zobrazenom dialógovom okne.
V dialógovom okne vytvorte rôzne typy pravidiel.
Ďalším spôsobom vytvárania pravidiel je dialógové okno Pravidlá, ktoré vám poskytuje väčšiu flexibilitu a možnosti. Tu môžete tiež upraviť pravidlá, ktoré ste už vytvorili.
Najprv na navigačnej table vyberte konto Microsoft, pre ktoré chcete vytvoriť pravidlá e-mailu. Potom kliknite na karte Domov na páse s nástrojmi Pravidlá > Spravovať pravidlá.
Potom v rozbaľovacom zozname potvrďte svoju e-mailovú adresu spoločnosti Microsoft. "Vaše pravidlá pre" Potom kliknite "Pridanie nového pravidla".
Teraz pomenujte nové pravidlo a kliknutím na šípky rozbaľovacej ponuky zobrazte rôzne podmienky a akcie, ktoré môžete použiť na vytvorenie pravidla.
Po dokončení vytvárania pravidiel kliknite „uložiť“.
Tu je niekoľko ďalších tipov, ktoré môžete použiť pri vytváraní pravidiel:
- Nie ste obmedzení na pridanie len jednej podmienky a jednej akcie, môžete ich pridať koľko chcete! Pridanie príliš veľkého množstva pravidiel však môže viesť k problémom s výkonom alebo komplikáciám s konfliktnými nastaveniami, preto buďte selektívni.
- Ak máte viacero pravidiel, ktoré možno použiť na jednu správu, pod prvým pravidlom vyberte možnosť „Zastaviť spracovanie ďalších pravidiel“, čím prinútite nový Outlook použiť iba toto pravidlo a ostatné ignorovať.
- Ak chcete pravidlo použiť na všetky e-maily, ktoré už máte v doručenej pošte, vyberte možnosť „Spustiť pravidlo teraz“. Ak ponecháte túto možnosť nezačiarknutú, pravidlo sa použije iba na budúce e-maily, ktoré vám prídu do doručenej pošty.
5. Pomocou vyhľadávacieho panela ušetríte čas.
Vo všeobecnosti odporúčam používať vyhľadávacie lišty v aplikáciách Microsoft pre stolné počítače s opatrnosťou, pretože niekedy môžu spôsobiť viac zmätku, ako vyriešiť. Nový panel vyhľadávania v Outlooku je však prekvapivo intuitívny a môže vám ušetriť starosti s prehľadávaním viacerých priečinkov, aby ste našli ten ťažko dostupný e-mail.
Ak chcete aktivovať rozšírené možnosti vyhľadávania, začnite kliknutím na panel vyhľadávania v hornej časti nového okna programu Outlook.
Ak chcete, môžete okamžite zadať kľúčové slovo a stlačením klávesu Enter spustiť vyhľadávanie.
Ak však chcete zvýšiť svoje šance na nájdenie e-mailu, ktorý hľadáte, vykonajte určité zmeny v parametroch vyhľadávania. Ak to chcete urobiť, kliknite na ikonu filtra na pravej strane vyhľadávacieho panela a postupujte cez možnosti.
Môžete napríklad kliknúť na položku Aktuálna poštová schránka a vybrať priečinok, v ktorom sa podľa vás položka nachádza. Ak si nie ste istý, nechajte to tak. Aktuálna poštová schránka“ je vybratá a nový Outlook pri spustení vyhľadávania prehľadá všetky priečinky pod aktívnou e-mailovou adresou. Možno poznáte meno alebo e-mailovú adresu osoby, ktorá poslala e-mail, ktorý hľadáte, takže ho môžete zadať do poľa Od. Na druhej strane si môžete približne pamätať, kedy ste e-mail dostali, takže môžete zmeniť polia „Dátum od“ a „Dátum do“. Po spresnení parametrov vyhľadávania kliknite na „Hľadať“.
Výsledky vyhľadávania sa zobrazia na table Správy s najrelevantnejšími výsledkami, ktoré nový Outlook považuje za hore.
6. Prepnite do tmavého režimu
Ak trávite veľa hodín denne pozeraním e-mailov v novom Outlooku, mali by ste zvážiť prechod do tmavého režimu. Používanie tmavého režimu má mnoho výhod vrátane zníženia únavy očí, možného predĺženia výdrže batérie, ak používate prenosný počítač, a zlepšenia estetiky obrazovky.
Najprv kliknite na ikonu. "Nastavenie" V pravom hornom rohu nového okna programu Outlook.
V zozname na ľavej strane dialógového okna Nastavenia, ktoré sa zobrazí, kliknite na položku "všeobecné", Potom kliknite "Vzhľad".
Teraz kliknite "Tma", Nové okno programu Outlook vám okamžite ukáže, ako vyzerá tmavý režim. Ak sa vám páči, čo vidíte, kliknite "Uložiť".
Prípadne, ak ste povolili tmavý režim v nastaveniach systému Windows 11 a chcete, aby nový Outlook prijal toto zobrazenie, kliknite "Použiť systémové nastavenia." Ak sa potom rozhodnete vrátiť systém do ľahkého režimu, nový Outlook sa zodpovedajúcim spôsobom zmení.
Ak bežne odosielate e-maily s opakujúcim sa obsahom a štruktúrou, ako je napríklad týždenný plán alebo aktualizácia práce, vytvorte a uložte šablónu e-mailu v novom Outlooku, aby ste dosiahli konzistentnosť, ušetrili čas a znížili pravdepodobnosť preklepov a iných chýb.
Dodržiavaním týchto tipov a trikov môžete výrazne zlepšiť prácu s Outlookom, čo vám pomôže usporiadať si e-maily a ušetriť čas. Či už používate Outlook na pracovné alebo osobné účely, tieto tipy vám pomôžu vyťažiť z tohto výkonného nástroja maximum. Vyskúšajte to ešte dnes a uvidíte rozdiel vo svojej produktivite.
