Mnoho používateľov má problém nájsť archivované e-maily v programe Outlook, najmä keď ich potrebujú súrne. Tieto správy sa často automaticky archivujú alebo manuálne presúvajú, aby sa usporiadala doručená pošta, čo sťažuje ich neskorší prístup k nim.
Funkcia archivácie v Outlooku vám umožňuje uchovávať staré správy bez ich vymazania, ale ich obnovenie si vyžaduje vedieť, kde sa nachádzajú a ako ich vrátiť do doručenej pošty alebo iného priečinka. Metóda sa líši v závislosti od nastavení vášho účtu a použitého typu archivácie.
V tejto príručke sa naučíte, ako jednoducho obnoviť archivované správy programu Outlook, s jasnými krokmi, ktoré vám pomôžu získať prístup k starej pošte a efektívne ju spravovať.
Rýchle tipy
- Archivované e-maily sa presúvajú do priečinka „Archív“ alebo do lokálneho súboru .pst a je možné ich kedykoľvek obnoviť.
- K e-mailom archivovaným podľa IT politiky (archivácia na mieste) budete musieť pristupovať prostredníctvom webovej aplikácie Outlook alebo požiadať o povolenie prístupu od správcu systému.
- Vo väčšine prípadov by malo vypnutie archivácie Outlooku v mobile problém úplne vyriešiť.
Keď archivujete e-maily v programe Outlook, presunú sa z hlavnej schránky doručenej pošty, aby sa lepšie usporiadali, ale zostanú uložené. Na ich obnovenie budete musieť zadať typ súboru, ktorý sa používa pre toto úložisko. Tu je postup, ako obnoviť archivované e-maily v programe Outlook a zabrániť ich archivácii.
Obnova archivovaných e-mailov v programe Outlook z archívneho priečinka
Toto je najjednoduchší spôsob obnovenia a funguje bez ohľadu na to, či ste e-maily archivovali manuálne, alebo keď ich vstavaná funkcia archivácie v Outlooku presunula do vlastného archívneho priečinka.
1. kniha: Otvorené výhľad Pozrite sa na panel priečinkov vľavo.
2. kniha: Posuňte sa nadol a vyhľadajte priečinok „archívyMalo by sa zobraziť pod hlavnými priečinkami poštovej schránky (Prijaté, Odoslané, Koncepty atď.).
Krok 3. klepnite na "archívyAk ho chcete otvoriť, zobrazia sa tu vaše archivované e-maily, zvyčajne zoradené podľa dátumu.
Krok 4. Ak chcete presunúť e-mailovú správu do doručenej pošty, kliknite na ňu pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť „نقلPotom kliknite na „Doručená pošta“Môžete ich tiež presunúť z priečinka do doručenej pošty. Ak chcete naraz načítať viacero e-mailov, podržte stlačený kláves Ctrl, kliknite na správy a potom ich presuňme.
Obnova archivovaných e-mailov z Outlooku 365 pomocou lokálneho súboru .pst (automatická archivácia)
Funkcia automatickej archivácie v Outlooku ukladá e-maily do lokálneho súboru .pst v počítači namiesto na serveri. Ak priečinok nie je na paneli viditeľný, budete musieť súbor .pst otvoriť manuálne.
Krok 1. Otvorené výhľad Kliknite na kartu „Súbor“ v ľavom hornom rohu.
Krok 2. Vyber si „Otvorenie a export“, Potom prejdite na „Otvoriť súbor s údajmi“ Výhľad. Stojí za zmienku, že táto možnosť bude sivá, ak účet nemá aktívnu licenciu Microsoft 365, pretože táto licencia je zodpovedná za uchovávanie súborov.
Krok 3. Prejdite do umiestnenia súboru. Zvyčajne sa nachádza v nasledujúcej ceste.C:\Používatelia\[Vaše meno]\Dokumenty\Súbory programu Outlook\archive.pst.
Krok 4. Vyberte súbor a kliknite na "OK". Archív sa teraz zobrazí ako samostatná poštová schránka v ľavom paneli. Môžete prehľadávať priečinky v archíve, nájsť potrebné e-maily a presunúť ich späť do hlavnej poštovej schránky.
Obnova archivovaných e-mailov v Outlooku na webe
Ak vaša organizácia používa Microsoft 365 alebo Exchange, váš správca IT mohol povoliť archiváciu na mieste (nazývanú aj online archivácia). Tieto správy sa predvolene nezobrazia v počítačovej aplikácii, ale máte k nim prístup cez web.
Krok 1. Ísť do https://outlook.office.com Prihláste sa pomocou Váš účet Microsoft.
Krok 2. V ľavom paneli sa posuňte nadol za priečinky poštovej schránky, kým neuvidíte „Archivácia stránok“ أو Online archiváciaKliknite naň pre jeho rozbalenie.
3. kniha: Prehliadajte podpriečinky alebo použite vyhľadávací panel v hornej časti na vyhľadanie archivovaných e-mailov.
4. kniha: E-mailovú správu môžete presunúť jej potiahnutím.
Obnovenie archivovaných e-mailov pomocou vyhľadávania v programe Outlook
Funkcia vyhľadávania v programe Outlook dokáže vyhľadať aj e-maily v archíve.
1. kniha: Kliknite na vyhľadávací panel v hornej časti výhľad (Alebo stlačte klávesy „Ctrl + E“).
2. kniha: Zadajte kľúčové slovo, meno odosielateľa alebo predmet e-mailu, ktorý hľadáte. Vyberte možnosť „Všetky poštové schránky“ alebo „Všetky položky Outlooku“, aby sa vyhľadávanie vzťahovalo na váš archív, nielen na doručenú poštu.
3. kniha: Zobrazí sa stĺpec "priečinok" Vo výsledkoch e-mailu sa zobrazí, či je správa archivovaná. Kliknutím pravým tlačidlom myši na ňu ju môžete z archívu presunúť.
Zabráňte archivácii e-mailov v programe Outlook na mobilnom telefóne
Okrem automatickej archivácie dokáže Outlook archivovať e-maily aj pri používaní mobilnej aplikácie a potiahnutím správy nabok. Túto možnosť môžete v nastaveniach vypnúť.
1. kniha: Otvorte aplikáciu výhľad a prejdite na „nastavenie".
2. kniha: Kliknite na názov svojho účtu a potom vyberte Možnosti výberu.
3. kniha: Ak je povolená možnosť „Archivovať“, kliknite na ňu a potom zmeňte jej funkciu. E-maily môžete stále manuálne archivovať tak, že ich otvoríte a kliknete na možnosť „Archivovať“.archív„Táto metóda však zabraňuje väčšine prípadov neúmyselnej archivácie.“
Obnova archivovaných správ programu Outlook nie je taká zložitá, ako sa zdá, a dá sa to urobiť rýchlo, keď viete, kde sa archív nachádza a aké sú dostupné možnosti obnovy.
Nezabudnite si pravidelne organizovať poštu a kontrolovať nastavenia archivácie, aby ste mali kedykoľvek jednoduchý a bezproblémový prístup k dôležitým správam.
