Každý deň môžete do svojej doručenej pošty v programe Outlook dostávať desiatky správ z práce, webových stránok a rôznych oznámení, čo sťažuje hľadanie dôležitých správ. Riešenie je jednoduché: Outlook môžete nastaviť tak, aby automaticky triedil správy do príslušných priečinkov bez vášho zásahu. Táto funkcia, známa ako „Pravidlá“, vám umožňuje presúvať správy do konkrétnych priečinkov na základe odosielateľa, adresy alebo dokonca kľúčových slov. V tejto praktickej príručke vás prevedieme presnými krokmi, ako nastaviť Outlook tak, aby automaticky organizoval vaše e-maily, čím ušetríte čas a udržíte svoju doručenú poštu prehľadnú.
Rýchle tipy
- E-maily od konkrétnych odosielateľov alebo spoločností môžete jednoducho filtrovať do priečinkov.
- Používanie Sprievodcu pravidlami je zložitejšie, ale poskytuje vám väčšiu kontrolu.
- Keď nastavíte nové pravidlo, môžete ho použiť aj na všetky staré správy.
Keďže priemerný kancelársky pracovník dostáva viac ako 100 e-mailov denne, správa doručenej pošty môže byť zahlcujúca. Dobrým spôsobom, ako si udržať poriadok, je automaticky preposielať prichádzajúce správy do rôznych priečinkov v programe Outlook. Môžete to urobiť nastavením pravidla, buď prostredníctvom existujúceho e-mailu, alebo pomocou Sprievodcu pravidlami.
Možnosť 1: Vytvorenie pravidla z e-mailu
Toto je najrýchlejší a najjednoduchší spôsob, ako presunúť e-maily z doručenej pošty do priečinka podľa vlastného výberu.
1. kniha: Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú správu od odosielateľa, ktorého chcete filtrovať.
2. kniha: Presuňte kurzor myši nad „Pravidláa vyberte "Vytvorte pravidlo".
Ku kroku 3. Začiarknite políčko vedľa Od [meno odosielateľa]
Krok 4. začiarknite políčko „Presunúť položku do priečinka:“ V nasledujúcom kontextovom okne vyberte priečinok.
Krok 5. Kliknite na "OK".
Ku kroku 6. Program Outlook vás informuje o vytvorení pravidla a opýta sa vás, či chcete „Spustiť toto pravidlo teraz pre správy, ktoré sa už nachádzajú v aktuálnom priečinku“. Začiarknutím tohto políčka sa pravidlo použije na všetky zodpovedajúce správy v priečinku doručenej pošty.
Krok 7. klepni na "OK".
Možnosť 2: Použitie Sprievodcu pravidlami (pokročilá metóda)
Ak chcete mať väčšiu kontrolu nad filtrovaním správ, budete musieť použiť Sprievodcu pravidlami Outlooku. Hoci je táto metóda zložitejšia a časovo náročnejšia, umožňuje vám automatizovať a doladiť viac akcií.
Krok 1. Prejdite na kartu do skupiny „Presunúť“ "domovská stránka". klepnite na "PravidláPotom vyberte „Spravovať pravidlá a upozornenia…“
Krok 2. V ďalšom okne kliknite na „Nové pravidlo…“
Ku kroku 3. vo vnútri „Začíname od prázdneho listu“, Vybrať "„Použiť pravidlo na správy, ktoré dostanem.“
Krok 4. Kliknite "ďalší".
Krok 5. Vyberte rôzne podmienky, ktoré chcete použiť (napríklad od ľudí alebo verejnej skupiny).
Ku kroku 6. Potom kliknite na modrý podčiarknutý text pre každú z podmienok a zadajte podrobnosti, ako napríklad meno odosielateľa alebo úroveň dôležitosti. Kliknite na tlačidlo „ďalší".
Krok 7. Dvakrát kliknite na meno alebo verejnú skupinu v okne. „Adresa Al-Káidy“ Potom klikniteDobre “.
Krok 8. Kliknite na "ďalší".
Prejdite na krok 9. Nájdite „Presunúť do určeného priečinka.“
Krok 10. V dolnom poli kliknite na modro podčiarknuté slovo „Vybraté“ a vyberte cieľový priečinok pre vaše e-maily. Kliknite na tlačidlo „Ďalej“.
Krok 11. Pomenujte pravidlo (napríklad Odoslané iba mne) a potom začiarknite políčko „Zapnúť toto pravidlo“. Môžete tiež povoliť možnosť „Zapnúť toto pravidlo teraz pre správy v“.Doručená pošta Výberom tohto políčka.
Krok 12. Nakoniec kliknite na „končí".
Nastavenie pravidiel v Outlooku na automatické presúvanie správ šetrí veľa času a uľahčuje prácu s e-mailami. Po nastavení týchto pravidiel si všimnete, ako sa vaše e-maily automaticky usporiadajú bez akejkoľvek ďalšej námahy. Či už používate Outlook na počítači alebo na webe, zistíte, že tá istá myšlienka sa dá ľahko aplikovať. Vyskúšajte tieto kroky teraz a užívajte si organizované a prehľadné e-maily každý deň.
