Tajomstvá Microsoft Teams, ktoré zvyšujú vašu produktivitu

Microsoft Teams nie je len nástroj na odosielanie správ alebo schôdze, má množstvo skvelých funkcií, ktoré môžu byť pre mnohých neznáme. Tieto funkcie môžu mať veľký vplyv na zlepšenie vašej každodennej produktivity a zefektívnenie vašich operácií. Či už aplikáciu používate na komunikáciu so svojím tímom, správu projektov alebo dokonca organizáciu času, tieto skryté tajomstvá vám pomôžu využiť ju naplno. V tomto článku uvádzame najvýznamnejšie skryté funkcie v Microsoft Teams a ako ich jednoducho aktivovať.

Rýchle tipy

• Copilot v Microsoft Teams vám môže automaticky prepisovať stretnutia.
• Počas schôdze alebo po jej skončení si môžete prepisy zobraziť v reálnom čase.
• Pred začatím schôdze musíte povoliť Copilot v nastaveniach aplikácie Teams.

MS Teams je jednou z najlepších aplikácií na stretnutia, ktorá konkuruje aplikáciám ako Zoom a Google Meet. Ak ho často používate, pravdepodobne ste oboznámení so základmi, ale v Teams je toho oveľa viac, než sa na prvý pohľad zdá, s celým radom skvelých funkcií ukrytých v ponukách.

Tu je pohľad na niektoré z najlepších skrytých funkcií v Microsoft Teams.

1. Klávesové skratky

Všetky aplikácie Microsoftu majú klávesové skratky, ale ich naučenie si vyžaduje čas a ani skúsení používatelia často nepoznajú všetky príkazy, ktoré im môžu ušetriť čas. Môžete si zobraziť úplný zoznam všetkých skratiek MS Teams tu Alebo kliknutím na tri malé bodky v aplikácii Teams v ľavom hornom rohu vedľa vašej profilovej fotky a výberom položky „Klávesové skratky“.

V Teams je veľa skratiek a niektoré z nich vám môžu výrazne uľahčiť život. Napríklad „Alt“, „Shift“ a „N“ na naplánovanie stretnutia alebo „Ctrl“, „Shift“ a „M“ na rýchle stlmenie mikrofónu v prípade potreby.

2. Príkazy lomka

MS Teams má tiež niekoľko skratiek v kurzíve, ku ktorým máte prístup a môžete ich vykonávať kedykoľvek v rámci chatu. Jednoducho napíšte „/“, aby ste videli ich úplný zoznam a potom prejdite nadol a vyberte skratku, ktorú chcete použiť. Je to dobrý nápad urobiť to pred stretnutím, aby ste si pripomenuli množstvo dostupných pracovných miest. Týmto spôsobom budete presne vedieť, čo máte napísať, ak potrebujete upraviť svoj stav alebo vstúpiť do ponuky nastavení na cestách.

3. Možnosti doručenia

Niekedy môžete niekomu poslať správu v aplikácii Teams, ktorá je naliehavá a potrebuje rýchlu odpoveď. Ak ho však odošlete ako zvyčajne, príjemca si nemusí upozornenie všimnúť medzi všetkými ostatnými správami a upozorneniami na svojom zariadení.

Tu vstupuje do hry funkcia „Možnosti doručenia“. Pomocou tejto funkcie môžete správam priradiť stav „dôležité“ alebo „naliehavé“, aby sa na druhej strane zobrazovali jasnejšie. S nastavením „Urgentné“ bude príjemca naďalej dostávať upozornenia každých pár minút, kým nezareaguje – spoľahlivý spôsob, ako získať rýchlu odpoveď. Nájdite ponuku „Nastaviť možnosti doručenia“ stlačením ikony „+“ v chate.

4. Režim „Spolu“.

„Režim Together Mode je len kozmetická funkcia, ale môže skutočne zmeniť to, ako sa počas stretnutí cítite a aké výsledky z nich získate. Funguje to tak, že nasníma kamerový záznam každej osoby a vytvorí dojem, že všetci členovia stretnutia sú v jednom zdieľanom priestore, ako je skutočná konferenčná miestnosť, s jednotným spoločným pozadím.

Ak ho chcete použiť, povoľte nové prostredie schôdze v nastaveniach aplikácie Teams. Potom na schôdzi klepnite na tri malé bodky vpravo hore a vyberte „Režim spolu“.

5. Chvála

„Chvála“ je skvelá funkcia, ktorou môžete pochváliť kolegov alebo členov tímu alebo ich odmeniť malými farebnými sloganmi, podobnými nálepkám, ktoré sú nalepené na študentov v škole. Existuje celý rad rôznych chvályhodných sloganov na uznanie, keď je niekto optimistický, kreatívny, dobrý vodca alebo tímový hráč. Šikovné využitie chvály sa môže ukázať ako účinné pri zvyšovaní morálky na pracovisku.

6. Uložte správy

Toto je malá funkcia, ale môže byť užitočná a môže ľahko zostať nepovšimnutá. Dôležité správy v chate si môžete uložiť na budúce preskúmanie a opätovné prečítanie. Jediné, čo musíte urobiť, je kliknúť na tri bodky vedľa správy a potom vybrať „Uložiť túto správu“. Potom môžete kedykoľvek klepnúť na svoj profilový obrázok a vybrať položku Uložené, aby ste videli všetky uložené správy z predchádzajúcich stretnutí a diskusií.

7. Schválenia

Nakoniec je tu Schvaľovanie – ďalšia funkcia, ktorá šetrí veľa času. Táto funkcia umožňuje ľuďom na vedúcich pozíciách, ako sú manažéri a supervízori, rýchlo a jednoducho schvaľovať prácu, dokumenty a iné požiadavky tímu. Ak to chcete urobiť, musíte si do Teams nainštalovať doplnok Schválenia. Potom budú môcť pracovníci vytvárať schválenia a posielať ich relevantným stranám a manažéri ich môžu schváliť alebo zamietnuť jedným kliknutím.