Microsoft Office je tou najlepšou voľbou v priestore balíka produktivity. Tento program sa používa Slávne milióny spotrebiteľov a spoločnosti po celom svete. Pevne drží aj podnikateľský sektor. Preto je čoraz viac potrebné používať Office 365 bezpečne, online verzie pre jednoduchú spoluprácu.
Spoločnosť ponúka širokú škálu osobných, obchodných a firemných plánov. S každým plánom získate prístup k aplikáciám balíka Office, OneDrive a ďalším, plus niektoré podmienky. Samozrejme, budete vytvárať, upravovať a ukladať osobné a dôverné informácie pomocou programov Microsoft Word, Excel a OneDrive.
Preto je potrebné sprísniť zabezpečenie počas procesu úprav, prezerania a zdieľania.
V tomto príspevku vás prevediem piatimi osvedčenými postupmi, ako bezpečne naďalej používať Office 365. Aplikujte tieto merania a nemusíte sa obávať krádeže údajov alebo akéhokoľvek zneužitia. Začnime.
1. Použite silné heslo a povoľte 2FA
Toto je nanič. Pri vytváraní konta Microsoft použite silné heslo s kombináciou písmen, číslic a špeciálnych znakov.
Ak sa obávate ich zapamätania, odporúčam investovať do správcu hesiel. Existuje veľa možných ponúk, ako napríklad LastPass, Enpass, 1Password, SafeInCloud a ďalšie.
Môžete použiť ich vstavaný generátor hesiel a automatické prihlásenie na iOS aj Android pre bezproblémové prihlásenie.
Výber silného hesla je súčasťou procesu. Dôrazne vám odporúčam zvýšiť bezpečnosť pomocou dvojfaktorovej autentifikácie.
Nevyberajte si len overenie mobilného čísla. Vyskytlo sa veľa prípadov, keď sa hackeri dostali k účtu osoby pomocou výmeny SIM karty a následného prečítania OTP zo správ. Generálny riaditeľ Twitteru Jack Dorsey je najnovšou obeťou takýchto praktík.
Používajte aplikácie s dvojfaktorovou autentifikáciou (2FA), ktorý generuje náhodné tokeny v danom období. Zadajte tento kód po obrazovke s heslom. Authy by bol môj cieľ pre podporu viacerých platforiem a možnosti synchronizácie.
2. Ochrana citlivých dokumentov heslom
Ak chcete zabrániť neznámym osobám v otváraní a prístupe k citlivým dokumentom, môžete dokumenty vždy chrániť heslom pomocou vstavaného nástroja na zadávanie hesiel.
Kliknite na kontrolný zoznam na páse s nástrojmi, potom kliknite na Chrániť dokument a dialógové okno vám umožní pridať heslá a niektoré pravidlá, ktoré s nimi súvisia.
Keď už hovoríme o pravidlách, môžete pridať heslo na prezeranie dokumentu a nastaviť ďalšie heslo, ktoré umožní ostatným vykonávať úpravy v dokumente. Môžete tiež zabrániť kolegom v pridávaní komentárov pomocou viacerých možností.
Ak chcete skryť osobné informácie zo súboru, môžete povoliť tento malý prepínač v sekcii Ochrana osobných údajov.
3. Pridajte dátum vypršania platnosti do odkazu na zdieľanie vo OneDrive
Aplikácie Office 365 úzko integrujú cloudovú platformu Microsoft OneDrive. Môžete tiež použiť Box a Dropbox, ale odporučil by som OneDrive, pretože je predvolene zabudovaný v systéme Windows 10 a tiež prichádza s 1 TB úložného priestoru pre predplatiteľov Office 365.
Každý súbor programu Word, PowerPoint a Excel sa automaticky uloží do cloudovej platformy spoločnosti Microsoft.
Keď teraz zdieľate súbor alebo priečinok z aplikácie OneDrive, spoločnosť Microsoft ponúka skvelý spôsob, ako k zdieľanému odkazu pridať dátum a čas vypršania platnosti.
Na webe OneDrive môžete pri zdieľaní priečinka kliknúť na položku Zdieľať a vybrať konkrétny dátum vypršania platnosti. Odtiaľ vyberte čas a dátum vypršania platnosti odkazu.
Na mobile je to však o niečo zložitejšie. Podľa nižšie uvedených krokov vykonajte rovnaký postup v aplikáciách pre iOS a Android.
1. kniha: Stiahnuť ▼ onedrive A prihláste sa pomocou svojich prihlasovacích údajov a kódu 2FA.
2. kniha: Ísť do priečinok ktoré chcete zdieľať a kliknite na ponuku s tromi bodkami
3. kniha: Nájdite zdielať a sestrat nastavenia odkazu.
4. kniha: Pridať Čas a dátum operácie prepojenia a prepínača.
Keďže vyššie uvedená funkcia súvisí s OneDrive, môžete použiť rovnakú metódu na pridanie expirácie aj k fotografiám a videám.
4. PRIDAŤ HESLO K ODKAZOM NA ONEDRIVE
Druhá možnosť uvedená vyššie je najpoužívanejšia, keď chcete v danom čase chrániť heslom iba jeden súbor. Ak však chcete naraz zdieľať 8 až 10 dokumentov, Prepojenia OneDrive je najlepšie chrániť heslom.
V takýchto prípadoch môžete nahrať všetky dokumenty do jedného priečinka na OneDrive.
Teraz otvorte webovú lokalitu OneDrive, vyberte priečinok a potom kliknite na ponuku Zdieľať. V dialógovom okne vyberte Pridať heslo a potom zdieľajte prepojenie na priečinok.
Príjemca bude musieť pred prístupom k súborom v ňom zadať heslo.
Viem, že riešenie nie je také prispôsobiteľné ako možnosť sekcie, ktorá vám umožňuje zablokovať určité povolenia a skryť osobné údaje. Metóda OneDrive však celkovo odvádza prácu z hľadiska pridanej úrovne zabezpečenia.
Bohužiaľ túto funkciu nemôžete použiť v mobilných aplikáciách. Je k dispozícii iba vo OneDrive na webe.
5. Používajte biometrické údaje vo OneDrive
Ako ste možno uhádli, OneDrive hrá ústrednú úlohu v prostredí Office 365.
Či už je to OneNote, Word alebo Excel, všetky uložia súbor do OneDrive. To je dôvod, prečo je dôležité zostať v bezpečí s biometriou v mobilných aplikáciách.
Ísť do Nastavenia > Zabezpečenie a zapnite FaceID alebo ochranu odtlačkom prsta pre iOS a Android.
Vychutnajte si bezpečné prostredie Office 365
Spoločnosť Microsoft chápe potreby spotrebiteľov a podnikov, aby boli ich údaje v bezpečí. To je dôvod, prečo spoločnosť zaviedla mnoho bezpečnostných opatrení pre balík Office 365.
v posledných dňoch, Spoločnosť oznámila osobný trezor pre OneDrive , ktorá vám umožňuje Pridajte osobné doklady v tom s Ďalšia vrstva zabezpečenia.
