Najužitočnejšie funkcie Excelu na zlepšenie vašej každodennej produktivity

Excel je jedným z najvýkonnejších nástrojov, na ktorý sa mnohí spoliehajú pri efektívnom vykonávaní svojich každodenných úloh. So správnymi funkciami môžete zjednodušiť výpočty a analyzovať údaje rýchlejšie a presnejšie. V tomto článku si prejdeme súbor funkcií, ktoré sú nevyhnutné na zlepšenie vašej produktivity v Exceli, či už ste začiatočník alebo expert. Prostredníctvom týchto funkcií budete môcť dosiahnuť pôsobivé výsledky za kratší čas a bez námahy.

Logické funkcie v Exceli testujú, či je vyhlásenie alebo údaje pravdivé alebo nepravdivé, a až potom umožnia programu vykonať akciu na základe výsledku. Sú užitočné pri analýze údajov, automatizácii určitých úloh alebo výpočtov a v konečnom dôsledku pri rozhodovaní.

Ak sa použije nezávisle, vráti hodnotu TRUE alebo FALSE v závislosti od toho, či sú splnené kritériá, ktoré ste zadali.

Prejdem si tri booleovské funkcie (alebo množiny funkcií), ktoré považujem za obzvlášť užitočné, a ako z nich môžete vyťažiť maximum v scenároch reálneho sveta.

AK s AND, ALEBO a NIE

Predtým, ako vysvetlím, ako sa dajú tieto funkcie použiť spolu, vysvetlím, čo každá robí jednotlivo.

A, ALEBO a NIE samotné pomáhajú definovať podmienky. V nižšie uvedenom príklade chcem pre každého žiadateľa vypočítať tri veci:

• Majú viac ako 18 rokov a majú certifikáciu zlata (stĺpec F)?
• Majú úplný vodičský preukaz alebo schopnosť pracovať v zahraničí (stĺpec G)?
• Nie je ich počet väčší ako 50 (stĺpec H)?

V bunke F2 musím napísať

=AND(B2>18,D2="zlato")

Pretože chcem, aby mi Excel povedal, či je hodnota v B2 väčšia ako 18 a či sa hodnota v D2 rovná „zlato“.

Do bunky G2 napíšem

=ALEBO(C2="Úplné",E2="ÁNO")

Pretože chcem, aby Excel určil, či je hodnota v C2 „Complete“ alebo hodnota v E2 je „Yes“.

Nakoniec v bunke H2 budem musieť zadať

=NOT(B2>50)

Pretože potrebujem skontrolovať, či hodnota v bunke B2 nie je väčšia ako 50.

radu

Pri vytváraní logických argumentov musí byť celý text v úvodzovkách.

Ďalej použijem funkciu automatického dopĺňania Excelu na skopírovanie vzorcov do zostávajúcich riadkov.

Všimnite si, ako je každý výstup pravdivý alebo nepravdivý, v závislosti od toho, či sú splnené podmienky alebo nie. Aj keď je to užitočné, mať špecifické indikačné slovo alebo frázu môže byť ešte užitočnejšie. Tu prichádza na rad IF, pretože vracia konkrétnu hodnotu v závislosti od špecifikovaných podmienok.

Tentokrát chcem pre každého žiadateľa dosiahnuť tieto výsledky:

• Ak majú viac ako 18 rokov a zlatý certifikát, môžu byť klasifikovaní ako starší člen.
• Ak má úplný vodičský preukaz alebo spôsobilosť pracovať v zahraničí, môže byť zaradený medzi žiadateľa, ktorý môže vycestovať.
• Ak nemá viac ako 50 rokov, chcem, aby Excel pripojil štítok s informáciou, že má nárok na učňovskú prípravu.

Takže do bunky F2 napíšem

= IF (A(B2>18,D2="Zlato"),"Senior","Junior")

Pretože chcem, aby Excel skontroloval, že hodnota v B2 je väčšia ako 18 a že hodnota v D2 je „Zlato“, potom vrátil „Senior“, ak sú obe hodnoty pravdivé, alebo „Junior“, ak nie sú.

V bunke G2 musím prejsť na

= IF (OR(C2="Full",E2="YES"),"Môže cestovať","Nemôžem cestovať")

Pretože ak je hodnota v C2 „plná“ alebo hodnota v E2 je „áno“, potom potrebujem vedieť, že „môžu cestovať“. Ak ani jeden z argumentov nie je pravdivý, „nemôžu cestovať“.

Nakoniec do bunky F2 napíšem

= IF (NIE JE(B2>50), "Nárok na štipendium", "Žiadne štipendium")

Pretože ak hodnota v B2 nie je väčšia ako 50, tak žiadateľ má „nárok na štipendium“, ale ak je väčšia ako 50, tak žiadateľ „nemá nárok na štipendium“.

Ešte raz potiahnem rukoväte automatického dopĺňania nadol pre všetky tri stĺpce, aby sa vyplnili zostávajúce riadky mojej tabuľky.

radu

Skúste použiť IF, AND a OR so začiarkavacími políčkami v Exceli na sledovanie priebehu úlohy. Môžete si tiež vybrať funkciu XOR, ktorá vo svojej najjednoduchšej forme vráti TRUE, ak je iba jedna hodnota TRUE, alebo FALSE, ak sú obe hodnoty TRUE.

IFERROR

Používam IFERROR, aby som si všetky tabuľky usporiadal. Nikto predsa nechce tabuľku plnú chýb #N/A a #HODNOTA! A #REF! A #DIV/0! A #NUM! #NAME? #NULL! a IFERROR tomu pomáha predchádzať.

V tomto príklade sledujem percento gólov na zápas pre desať hráčov. Aby som to urobil, napísal som

=SUM(C2/B2)

V bunke D2 potom tento výpočet rozšírime až nadol v stĺpci D.

Keďže však hráč C neodohral žiadny zápas, divízia sa vracia #DIV/0!.

Aby som to uľahčil, zahrniem všetky výpočty do stĺpca D v rámci funkcie IFERROR.

=IFERROR(x,y)

Kde x je výpočet, ktorý sa má vykonať, a y je hodnota, ktorá by sa mala vrátiť v prípade chyby.

Poznámka
Ak za čiarkou necháte y prázdne, Excel vráti 0 pre nesprávny výpočet.

Takže do bunky D2 napíšem

=IFERROR(SUM(C2/B2),"-")

Predĺžte to na spodok stĺpca. Všimnite si ako

SUM(C2/B2)

Výpočet stále existuje, ale je obsiahnutý vo funkcii IFERROR. V tomto prípade, kedykoľvek sa vo výpočte vyskytne chyba, funkcia vráti pomlčku, ktorá vyzerá elegantnejšie ako chybové hlásenie.

Poznámka

Majte na pamäti, že použitie IFERROR na skrytie chýb v tabuľke môže sťažiť identifikáciu chýb výpočtu. Preto ho zvyknem používať iba v scenároch, kde sa môže objaviť #DIV/0! Inak.

JE s IF

Existuje veľa funkcií IS a každá z nich robí veľmi odlišné veci. Často ho používam (v rámci funkcie IF) na kontrolu, či sa v mojich údajoch nevyskytujú nejaké chyby alebo nezrovnalosti.

Predtým, ako sa pozrieme na to, ako ich skombinovať s funkciou IF, pozrime sa na ne izolovane.

Všetky funkcie IS majú rovnakú syntax:

=JE[TYP](a)

Kde [TYP] je typ funkcie IS, ktorú chcete použiť, a a je odkaz na bunku alebo hodnota, ktorá sa má vyhodnotiť.

Tu sú typy funkcií IS, z ktorých si môžete vybrať, a nižšie si môžete pozrieť niekoľko príkladov:

• ISBLANK: Otestujte, či je a prázdne.
• ISOMITTED: Testuje, či chýba hodnota vo funkcii LAMBDA.
• ISERROR: Testuje, či a je chybová hodnota (napríklad #N/A, #HODNOTA# atď.).
• ISERR: Testuje, či a je chybová hodnota okrem #N/A.
• ISNA: Konkrétne testovanie, či a obsahuje chybu #N/A.
• ISFORMULA: Otestujte, či vzorec.
• ISLOGICAL: Testuje, či a obsahuje logickú hodnotu (TRUE alebo FALSE) na základe logickej funkcie.
• ISTEXT: Testuje, či a je text, vrátane textu generovaného boolovskou funkciou.
• ISNONTEXT: Testuje, či a nie je text (napríklad vzorec alebo číslo), vrátane textu generovaného boolovskou funkciou.
• ISNUMBER: Testuje, či a je číslo, vrátane čísla vygenerovaného vzorcom.
• ISEVEN alebo ISODD: Testuje, či je a párne alebo nepárne číslo, v závislosti od toho, ktoré používate. V týchto prípadoch sa prázdna bunka považuje za párnu a nenumerická bunka vráti chybu.
• ISREF: Testuje, či a je odkaz na bunku. Napríklad, ak a je (A1), vráti hodnotu TRUE, ale ak a je („jablko“), vráti hodnotu FALSE.

Poznámka

Hoci začínajú IS, funkcie ISPMT a ISWEEKNUM nie sú súčasťou skupiny IS.

Pozrime sa na niektoré z nich v excelovskej tabuľke. V stĺpcoch B až J som použil špecifikované funkcie IS na testovanie hodnôt v stĺpci A.

Napríklad do bunky B2 som napísal

= ISBLANK (A2)

A do bunky G4 som napísal

=ISNONTEXT(A4)

Ak váš vzorec IS odkazuje na bunku vo formátovanej excelovej tabuľke, hodnota v zátvorkách bude názov stĺpca. Vo vyššie uvedenom príklade písanie

=ISTEXT([@Hodnota na testovanie])

V bunke F1 sa automaticky použije na ostatné bunky v stĺpci F tabuľky.

Ak chcete použiť funkcie IS s IF, musíte prvú uzavrieť do druhej.

=AK(JE[TYP](a),b,c)

Kde [TYP] je typ funkcie IS, ktorú chcete použiť zo zoznamu vyššie, a je odkaz na bunku alebo hodnota na vyhodnotenie, b je hodnota alebo vzorec, ak je TRUE, a c je hodnota alebo vzorec, ak je FALSE.

V nižšie uvedenom príklade som chcel vypočítať očakávaný týždenný zárobok mojich zamestnancov na základe ich denného zárobku, ale chcel som vytvoriť správu, ak by bol denný zárobok prázdny. Aby som to urobil, napísal som tento vzorec v C2:

=IF(ISBLANK(B2);„Vyžadované údaje“,B2*7)

Pretože som chcel, aby Excel vypočítal, či je bunka B2 prázdna, a buď vrátil „požadované údaje“ (ak bola bunka B2 prázdna), alebo vynásobil hodnotu v bunke B2 siedmimi (ak nebola prázdna). Potom som pomocou funkcie AutoFill skopíroval relatívny vzorec do zostávajúcich buniek v stĺpci C.

To isté môžete urobiť s ktoroukoľvek z vyššie uvedených funkcií IS.

Okrem logických funkcií Excelu používam na vyhodnocovanie a používanie údajov v excelovských tabuľkách rôzne iné sady funkcií, ako napríklad INDEX s MATCH a COUNTIF so SUM. Ak tieto funkcie nepoznáte, určite stoja za vyskúšanie!